XEC Group AB

Workplace Maintenance Coordinator – teknisk problemlösning med service i fokus! Är du praktiskt lagd, tekniskt nyfiken och den som hellre hittar en lösning än konstaterar ett problem? Trivs du dessutom i en miljö där service, tempo och kvalitet står i centrum? Då kan du ha hittat rätt! Vi söker nu, för en kunds räkning, en Workplace Maintenance Coordinator till en av Sveriges mest spännande, internationella och kreativa arbetsmiljöer. Som Workplace Maintenance Coordinator blir du en viktig del av teamet bakom en av Sveriges mest spännande, internationella och kreativa arbetsmiljöer. Ditt uppdrag är att få arbetsplatsen att fungera så bra att kollegor och gäster knappt behöver tänka på allt som sker bakom kulisserna. Ena stunden löser du ett praktiskt problem i ett mötesrum, nästa koordinerar du en extern tekniker eller säkerställer att en kommande förändring genomförs på rätt sätt. Om rollen Du är första linjen när tekniska eller praktiska frågor uppstår och ansvarar för att driva ärenden hela vägen från problem till lösning. Du behöver inte kunna lösa allt själv. Det viktiga är att du har tillräcklig teknisk förståelse för att felsöka, förstå vad som behöver göras och veta när rätt specialist eller leverantör ska kopplas in. I denna roll innefattas dina arbetsuppgifter och ansvarsområden bland annat av att: hantera planerade och akuta maintenance-ärenden utföra enklare reparationer, montering, justeringar och praktiska arbeten felsöka problem och identifiera vilken typ av åtgärd eller specialist som behövs koordinera externa leverantörer och följa ärenden tills de är lösta hantera och prioritera inkommande ärenden via digitala system genomföra regelbundna ronder och upptäcka problem innan någon behöver rapportera dem ansvara för post, paket och leveranser säkerställa att skrivar-rummen och andra serviceytor fungerar och är välfyllda stötta vid events, möbleringar och förändringar på arbetsplatsen bidra med ett långsiktigt perspektiv kring underhåll, utrustning och framtida behov Vem är du? Du ser lösningar där andra ser problem och tar naturligt ansvar för att saker faktiskt blir gjorda. Du är praktisk och tekniskt intresserad, men minst lika viktigt är att du förstår att rollen är en del av den totala upplevelsen på arbetsplatsen och service är något du brinner för. Du samarbetar gärna med andra, kommunicerar tydligt och vågar flagga när något behöver prioriteras eller göras annorlunda. Vi söker dig som: har erfarenhet av maintenance, fastighet, facility management, teknisk service, vaktmästeri eller liknande är praktiskt lagd och tekniskt intresserad är positiv, lösningsorienterad och förändringsbenägen tar ansvar och driver saker hela vägen till avslut kan prioritera när många saker händer samtidigt är serviceinriktad, kommunikativ och en stark team player vågar säga vad som behövs och ta initiativ kan tänka långsiktigt kring underhåll, utrustning och förbättringar. Du behöver tala och skriva engelska obehindrat. Svenska är meriterande. Du är också bekväm med digitala system; erfarenhet av Jira, Slack, Google Workspace eller liknande är ett plus. För dig som vill mer än klassiskt vaktmästeri Det här är en roll där teknik, problemlösning, ansvar och service möts. Du får arbeta i en miljö med höga ambitioner där det finns stort utrymme att komma med idéer, identifiera förbättringar och bidra till att arbetsplatsen hela tiden fungerar lite bättre. För rätt person är det en möjlighet att bli en viktig del av teamet bakom en av Sveriges mest spännande arbetsplatser.

Event Coordinator – skapa upplevelser som minns! Brinner du för events, människor och att skapa upplevelser där varje detalj sitter? Är du dessutom lyhörd, strukturerad, lösningsorienterad och trygg i att fatta beslut när förutsättningarna snabbt förändras? Då kan det här vara rollen för dig! Som Event Coordinator blir du en central del av en av Sveriges mest spännande, internationella och kreativa arbetsmiljöer. Här får du ansvara för allt från mindre interna frukostar och workshops till större event och företagsaktiviteter för upp till 400 personer. Det här är dessutom en ny roll, vilket innebär att du får möjlighet att vara med och påverka, utveckla arbetssätt och sätta standarden för hur eventupplevelsen ska fungera framåt. Om rollen I denna roll ansvarar du för att koordinera interna event från första förfrågan till genomförande och uppföljning. Du lyssnar in behovet, guidar beställaren mot den bästa lösningen och säkerställer att alla delar hänger ihop. I rollen arbetar du nära hospitality concierge, säkerhetsteamet, AV-teamet, catering, barista, städning, maintenance och andra partners i huset. I denna roll innefattas dina arbetsuppgifter och ansvarsområden bland annat av att: planera och koordinera events i olika storlekar och format boka rätt ytor och säkerställa rätt setup för respektive event koordinera catering, säkerhet, AV, städning och möblering ha nära dialog med interna beställare och förstå deras behov guida och rekommendera lösningar för att skapa bästa möjliga upplevelse vara närvarande under event och lösa situationer som uppstår skapa rätt känsla genom bland annat miljö, detaljer, musik och upplägg hantera snabba förändringar och fatta beslut när förutsättningarna ändras följa upp genomförda event och bidra till att kontinuerligt utveckla arbetssätt och standard Vem är du? Du är en person som kombinerar struktur, kreativitet och handlingskraft. Du tycker om när det händer mycket omkring dig men tappar inte detaljerna när flera saker pågår samtidigt. Du lyssnar in vad människor behöver, men vågar också rekommendera en annan lösning när du ser att den kan bli bättre. När något förändras med kort varsel blir du inte stressad – du prioriterar, kommunicerar och hittar vägen framåt. Vi söker dig som: Har ca 5 års erfarenhet som eventkoordinator och erfarenhet av arbete med event inom antingen kontor, hotel, venues eller byrå Är strukturerad och van att hantera många parallella aktiviteter Har ett starkt öga för detaljer och känsla för atmosfär och upplevelse Är positiv, lösningsorienterad och förändringsbenägen Är trygg under press och vågar fatta snabba beslut Är kommunikativ och har lätt för att skapa goda relationer med olika stakeholders Är prestigelös och tycker om att arbeta tillsammans med andra Har en grundläggande teknisk förståelse och inte är rädd för att sätta dig in i exempelvis mötesteknik och AV för att säkerställa högsta kvalité på eventen. Du behöver tala och skriva svenska och engelska obehindrat. Erfarenhet av Google Workspace, Slack, Jira, bokningssystem eller liknande är meriterande. För dig som vill vara med och skapa något från början. Det här är inte en roll där alla processer redan är färdigskrivna. Du får vara med och forma hur teamet arbetar, hitta förbättringar och tillsammans med övriga funktioner bygga en eventupplevelse på riktigt hög nivå. För dig som älskar kombinationen av människor, kreativitet, struktur och högt tempo kan det här vara en av Sveriges roligaste arbetsplatser.

Hospitality Concierge – skapa en gästupplevelse i världsklass! Brinner du för att möta människor, leverera service av högsta klass och lösa problem utan att någon märkt att de ens uppstått? Då har du hittat rätt! Vi söker nu, för en kunds räkning, en Hospitality Concierge till en av Sveriges mest spännande, internationella och kreativa arbetsmiljöer. Som Hospitality Concierge arbetar du inte i en klassisk receptionistroll utan blir en av de första personerna gäster möter i en av Sveriges mest spännande, internationella och kreativa arbetsmiljöer. Här välkomnar du allt från profilerade gäster och internationella företagsdelegationer till VIP-gäster, partners och kollegor. Ditt uppdrag är enkelt att beskriva men svårt att göra riktigt bra: varje person ska känna sig sedd, välkommen och speciell. Om rollen Du ansvarar för helhetsupplevelsen från det att gästen anländer och anpassar ditt bemötande efter varje gäst och situation. I rollen arbetar du nära eventkoordinatorn, säkerhetsteamet och övriga servicefunktioner i huset för att säkerställa att kontoret och upplevelsen för såväl gäster som kollegor är top notch. I denna roll innefattas dina arbetsuppgifter och ansvarsområden bland annat av att: · välkomna och guida gäster från hela världen · hantera check-in och access tillsammans med säkerhetsteamet · skapa personliga och genomtänkta gästupplevelser · ta emot profilerade gäster, VIP-gäster och företagsdelegationer · stötta vid events, gästlistor, catering och garderob · hantera bokningar och serviceförfrågningar i digitala system · säkerställa att reception, lounge och mötesrum alltid är top notch · arbeta proaktivt även under lugnare perioder och se vad som behöver göras innan någon behöver fråga Vem är du? Det viktigaste är inte exakt var du har arbetat tidigare, utan hur du får människor att känna sig. Du läser av människor och situationer snabbt, ser detaljer och är trygg i att fatta egna beslut. Du kan ena stunden hjälpa en kollega med en bokning och nästa ta emot en internationell delegation eller lösa en situation tillsammans med säkerhetsteamet inför ett större event. Du ser förändringar som en möjlighet att hitta nya lösningar och går in i dagen med en positiv attityd. Vi söker dig som har: · 4 års erfarenhet av hospitality, hotell, concierge eller annan kvalificerad service · har ett exceptionellt starkt servicetänk och ser detaljer · är positiv, lösningsorienterad, förändringsbenägen och initiativtagande · är trygg, professionell och personlig även när tempot är högt · kan möta kändisar, VIP-gäster och seniora beslutsfattare med samma naturliga värdskap som alla andra · vågar ta ansvar och vänligt men tydligt styra en situation när det behövs · är prestigelös och tycker om att arbeta som en del av ett samspelt team Du behöver tala och skriva svenska och engelska obehindrat. Engelska används ofta i det dagliga arbetet. Du är också bekväm med digitala system; erfarenhet av Google Workspace, Slack, Jira eller liknande är meriterande. För dig som vill mer än att bemanna en reception Det här är en möjlighet att arbeta med hospitality på riktigt hög nivå – på en arbetsplats där människor, kreativitet, events och internationella möten är en naturlig del av vardagen. För rätt person kan det mycket väl vara en av Sveriges roligaste arbetsplatser.