Flyttprojekt

Hjälpmedelsverksamheterna ansvarar för drift av hjälpmedelsverksamhet för personer med rörelsehinder i södra delen av Stockholms län samt länsövergripande ansvar för personer med behov av förbrukningshjälpmedel i hemmet, medicinteknisk apparatur i hemmet samt kommunikations-, kognitions-, syn- och hörselhjälpmedel. Vi söker en medarbetare till internservice med särskilt fokus av lokalflyttar på Hjälpmedelsverksamheterna för en projektanställning på ca 1 år. Du kommer tillhöra verksamhetsstöd där vi är 20 medarbetare som stöttar verksamheten med bla. ekonomi, verksamhetsuppföljning, IT och patientsäkerhet. Du kommer ha din huvudsakliga arbetsplats på ett kontor i Solna, men rör dig varje vecka mellan alla våra lokaler i Fruängen och Solna. Arbetsuppgifter I denna projektanställning arbetar du med internservice med ett särskilt fokus på att säkra våra flyttar av delar av våra kontor och lager. Du representerar internservice i projektgruppen för flyttarna, där du tillsammans med lokalstrateg och verksamheten, planerar, samordnar och säkerställer att allt kommer i ordning i de nya lokalerna inför flyttarna. Utöver att vara del i lokalprojektet så sköter du även löpande internservice för våra två kontor i Solna. Du samarbetar nära dina två kollegor på internservice, men har det sammanhållande ansvaret för att allt som rör just internservicebitarna ordnas inför flytten. Arbetsuppgifter är bl.a: Delta i lokalprojektgruppen Samordna och säkerställa att internservice delar i flyttprojektet blir gjorda, t.ex. beställningar av nätverk, postgång, möbler, kaffemaskiner mm. Praktiskt iordningställa de nya lokalerna på plats inför inflyttning. Säkra att inköp sker i tid och följer regionens ramavtal och rutiner. Sköta löpande internservice som post, leveranser, passerkort, beställning av förbrukningsvaror, hantera och följa upp felanmälningar, hantera inventarier mm. Din bakgrund För att lyckas i rollen behöver du ha tidigare erfarenhet från liknande roller och praktiskt servicearbete och administrativ samordning. Du är van vid att arbeta självständigt, ta egna initiativ och driva dina uppgifter i mål. Din bakgrund gör att du har god förståelse för serviceprocesser och hur praktiska inköp görs i enlighet med fastställda rutiner och avtal. Vi söker dig som har: Avklarad gymnasieutbildning. Meriterande är om du har eftergymnasial utbildning inom administration, service eller liknande. Erfarenhet av internservice, kontorsadministration eller facility management. Erfarenhet av samordning inom flyttprojekt eller lokalplanering. Erfarenhet av praktiska inköp och beställningar utifrån ramavtal. Erfarenhet av felanmälan, praktisk fastighetsskötsel och enklare IT-stöd. Vem är du? Du har en förmåga att strukturera ditt eget arbete och ta ansvar för att praktiska uppgifter blir slutförda i tid. I rollen håller du ordning på beställningar och följer tidsplaner noggrant utan att tappa detaljerna. Eftersom projektet innebär förändringar är du lösningsorienterad och flexibel, vilket gör att du snabbt ställer om och hittar praktiska lösningar på oförutsedda problem som dyker upp på plats. Du har en hög servicekänsla, är relationsskapande och har mycket lätt för att samarbeta. Det gör att du samverkar effektivt med både lokalprojektgruppen, verksamheten och dina kollegor på internservice för att nå det gemensamma målet. Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte behöver tas i anspråk för intern omplacering, enligt gällande regelverk. Vid patientnära arbete inom Stockholms läns sjukvårdsområde: - tillämpas registerkontroll före beslut om anställning enligt SLSO:s övergripande anvisning för registerkontroll vid anställning. - ska medarbetare som kommer att ha patientkontakt genomgå nyanställningsundersökning, enligt gällande direktiv, vilket sker genom företagshälsovården innan anställning. - krävs, förutom svensk yrkeslegitimation, goda kunskaper i svenska språket motsvarande nivå C1 enligt den gemensamma europeiska referensramen (GERS). Samma krav är vägledande vad gäller icke-legitimerad personal med patientkontakt. Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) är en av Sveriges största vårdgivare med 11 600 medarbetare. Vi erbjuder hälso- och sjukvård i Region Stockholms regi inom psykiatri, primärvård, geriatrik, ASIH, närakuter, somatisk specialistvård, habilitering och hälsa samt hjälpmedel. I samverkan med Karolinska Institutet bedriver vi forskning, utbildning och utveckling. Läs mer om SLSO här. Att söka jobb i Region Stockholm Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar. Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser. Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen. Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion. Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm

Vill du driva kontorsprojekt hela vägen – från behovsbild till inflyttning? Vi söker en erfaren fastighetskonsult och projektledare som kan ta ett kontorsprojekt hela sträckan: hitta rätt lokal, förhandla hem avtalet och sedan leda genomförandet fram till att medarbetarna sitter på plats. Vi lägger stor vikt vid att du själv har varit med i en förflyttning från fasta platser till ett aktivitetsbaserat arbetssätt – det är en erfarenhet som gör verklig skillnad i den här rollen. Det är just den kombinationen vi är ute efter. Du ska kunna förhandla ett hyresavtal, veta vad ett förändrat arbetssätt gör med ytbehovet och kravställningen, och samtidigt vara den som håller ihop tidplan, budget och beslutsvägar när projektet väl rullar. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid, där du utgår från vårt kontor i Hagastaden i Stockholm. Om rollen Våra uppdrag börjar ofta med framtagning av arbetsplatsstrategi och fortsätter sedan med lokalsök, hyresförhandling och projektledning. Du driver processen från behovsbild och marknadsanalys, via beslutsunderlag och avtal, till genomförandet av själva förändringen – kravställning, tidplan, budget, samordning av konsulter och leverantörer, och inflyttning. Projektledarrollen väger lika tungt som fastighetsdelen. Det är du som håller ihop framdriften när många parter ska dra åt samma håll: kundens ledning och interna projektgrupp, våra arbetsplatsstrateger, arkitekter, inredningsarkitekter, tekniska konsulter, hyresvärd och entreprenörer. Du kan ha arbetat som projektledare, fastighetskonsult, hyresgästrådgivare, lokalstrateg eller i en liknande roll inom kommersiella fastigheter och kontorsprojekt. Det viktiga är att du har praktisk erfarenhet av hela kedjan – att hitta rätt lokal, förhandla fram villkor som håller över hela avtalstiden och leda ett kontorsförändringsprojekt i mål. Exempel på arbetsuppgifter - Driva lokalsökning för kontorslokaler, framför allt i Stockholmsområdet, från behovsbild och marknadsanalys till lokalval - Analysera och jämföra lokalalternativ utifrån funktion, läge, ekonomi, risk, flexibilitet och genomförbarhet, och sätta ihop beslutsunderlag och rekommendationer till kundens ledning - Leda hyresförhandlingen: hyresnivå, avtalstid, index, tillägg, hyresgästanpassningar och övriga villkor - Projektleda genomförandet – tidplan, budget, kravställning, upphandling av konsulter och leverantörer, uppföljning och inflyttning - Omsätta arbetsplatsstrategi och framtida arbetssätt till konkreta krav på lokalen, och bedöma vad anpassningarna innebär i kostnad, tid och risk - Samordna arkitekter, inredningsarkitekter, tekniska konsulter, hyresvärd och entreprenörer, och hålla ordning på gränsdragningarna mellan parterna - Leda styrgrupps- och projektmöten, driva framdrift och löpande rapportera status, risker och rekommendationer till kund Vi söker dig som - Har minst 5 års erfarenhet som fastighetskonsult, projektledare, hyresgästrådgivare, lokalstrateg eller motsvarande inom kommersiella kontorsfastigheter - Har erfarenhet av lokalsök och hyresförhandling av kontorslokaler, och av att projektleda kontorsförändringsprojekt – det är de tre delarna tillsammans som utgör rollen - Har erfarenhet av projekt där kontoret gått mot aktivitetsbaserade eller hybrida arbetssätt, och vet vad det gör med ytbehov, kravställning och genomförande - Är van att hålla ihop tidplan, budget och beslutsvägar i projekt med många intressenter, och att vara den som driver arbetet framåt när det kärvar - Har god kännedom om marknaden för kommersiella lokaler, gärna i Stockholmsområdet - Är affärsmässig och analytisk, och trygg i rummet med såväl kundens ledning som hyresvärden och entreprenören - Har mycket god kommunikativ förmåga på svenska, i tal och skrift Så vill vi att du redovisar din erfarenhet Redogör i ditt CV för de uppdrag där du har genomfört lokalsök, hyresförhandling eller projektlett kontorsförändringsprojekt. Ange för varje uppdrag: - när uppdraget genomfördes - hur många personer som berördes - vad du själv ansvarade för Anledningen är att en stor del av våra uppdrag kommer via offentliga upphandlingar. För att kunna offerera dig som namngiven konsult behöver vi kunna styrka din erfarenhet med referensuppdrag, och vi behöver se att minst två uppdrag från de senaste två åren omfattar lokalsök och hyresförhandling. Har du sekretessåtagande mot kunden räcker det att du anger typ av organisation, till exempel "statlig myndighet, ca 400 medarbetare". Referenspersoner stämmer vi av längre fram i processen – du behöver inte lämna några kontaktuppgifter nu. Det är meriterande om du har - Erfarenhet av uppdrag för stat, region eller kommun - Erfarenhet av samlokalisering, flyttprojekt eller större förändringsprojekt kopplade till kontor - Erfarenhet av projekt där kontorsutveckling kopplats till förändringsledning eller organisationsutveckling - Akademisk utbildning inom fastighetsekonomi, samhällsbyggnad, lantmäteri, företagsekonomi, projektledning, arkitektur, teknik eller annat relevant område Om WeOffice WeOffice hjälper organisationer att utveckla arbetsplatser, arbetssätt och arbetsplatsstrategi så att kontoret faktiskt stödjer det arbete som ska utföras där. Vi arbetar datadrivet och evidensbaserat, med en egen metod – Workplace Adequacy™ – som ligger till grund för både våra utredningar och de certifieringar och utbildningar vi erbjuder. Teamet är litet och kombinerar arbetsplatsstrategi, beteendevetenskap, analys, projektledning och fastighetsrådgivning. Det betyder att du inte sitter ensam med vare sig lokalfrågan eller projektet – du har strategerna och analytikerna bredvid dig, och de har dig när fastighets- och genomförandefrågorna kommer. Anställning Tillsvidareanställning på heltid, med sedvanlig provanställning. Start enligt överenskommelse. Ansökan Skicka CV och personligt brev till aram@weoffice.se. Se till att CV:t innehåller redovisningen av dina uppdrag enligt ovan – det är den delen vi läser först. Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan ansökningstiden gått ut, så skicka gärna in din ansökan tidigt. Har du frågor om rollen är du välkommen att höra av dig till Aram Seddigh på aram@weoffice.se.