Payroll Specialist (m/w/d)

marta

ÜBER DIE STELLE marta ist eine Berliner Care-Tech-Plattform, die Familien bei der Organisation von Pflege unterstützt. Wir verbinden Technologie mit echter menschlicher Betreuung – und wachsen schnell. Unser Finance & Operations Team verantwortet alle finanziellen, buchhalterischen und administrativen Prozesse für die marta-Gruppe mit Gesellschaften in Deutschland, Polen und Rumänien. Für unser Team suchen wir ab sofort eine strukturierte, zuverlässige Person, die operative Verantwortung übernimmt – in der Buchhaltung als enger Partner des General Ledger Accountants und im Payroll als eigenverantwortlicher Owner. Die Rolle Als Accounting & Payroll Specialist bist du das operative Rückgrat unserer Buchhaltung und Lohnverarbeitung. Die Stelle ist bewusst als Kombirolle angelegt: Du unterstützt fachlich in der Finanzbuchhaltung und trägst gleichzeitig die direkte Payroll-Verantwortung gegenüber dem Director of Finance. Das gibt dir zwei klar abgegrenzte Bereiche mit echter  Verantwortung – kein reiner Support-Job. DEINE ROLLE IN UNSEREM TEAM Finanzbuchhaltung * Laufende Finanzbuchhaltung: Verantwortung für die Belegverarbeitung, Kontierung und Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle sowie die Durchführung der Kontenabstimmung. * Debitoren- und Kreditorenmanagement (AR/AP): Überwachung der Zahlungseingänge, Durchführung des Mahnwesens sowie Abwicklung des nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs. * Anlagenbuchhaltung: Fachgerechte Pflege des Anlagenspiegels, Durchführung von AfA-Buchungen sowie Erfassung von Zu- und Abgängen. * Abschlussarbeiten: Aktive Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen für die Mutter- und Tochtergesellschaften. * Steuern & Meldewesen: Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA), Überwachung von Fristen und Korrespondenz mit Behörden. * Audit & Revision: Vorbereitung von Unterlagen für die Jahresabschlussprüfung und enge Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. * Team-Support: Sicherstellung der operativen Kontinuität durch gegenseitige Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung innerhalb des Finanzteams. Payroll * Datenvorbereitung Lohnbuchhaltung: Monatliche Aufbereitung und Übergabe aller lohnrelevanten Daten an unseren externen Payroll-Partner (DE, koordinierend für PL) * Personio: Stammdatenpflege, Exporte, Schnittstellen zu Fachbereichen * Qualitätskontrolle: Plausibilitätsprüfung der Payroll-Outputs vor Auszahlung * Bescheinigungswesen: Lohnbescheinigungen, Meldungen, Behördenanfragen * Sonder- und Bonuszahlungen korrekt verarbeiten * Datenschnittstelle zu Fachbereichen: Einholen und Prüfen von Inputs (Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Ein- und Austritte) DAS BRINGST DU ZU UNS MIT Das brauchst du * Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte/r, Buchhalter/in oder vergleichbar * Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Finanzbuchhaltung * Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung (DE) * Sicherer Umgang mit DATEV oder vergleichbarer Software * HGB-Grundkenntnisse * Sehr gutes Deutsch (C1+), solides Englisch (B2) für interne Kommunikation Das ist ein Plus * Erfahrung mit Personio oder einem ähnlichen HR-System * Kenntnisse in polnischer oder rumänischer Buchführung * Startup- oder Scale-up-Erfahrung * Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht So arbeitest du * Strukturiert und sorgfältig – du magst es, wenn Dinge wirklich abgeschlossen sind * Eigenverantwortlich – du trackst deine eigenen Deadlines, ohne Erinnerung * Direkt – du holst aktiv Informationen ein, wenn du sie brauchst * Bereit, in einem kleinen Team Ownership zu übernehmen statt zu warten WARUM MARTA? * Gehalt: 40.000 – 50.000 € brutto/Jahr je nach Erfahrung * Zwei klar abgegrenzte Verantwortungsbereiche mit echtem Ownership von Anfang an * Direkte Zusammenarbeit mit dem Director of Finance – kurze Entscheidungswege * Hybrides Arbeiten mit Berliner Büro (Mitte) * Ein kleines, professionelles Team ohne Konzernbürokratie * Die Möglichkeit, die Finanzfunktion eines wachsenden Startups aktiv mitzugestalten Auf einen Blick Position Accounting & Payroll Specialist (m/w/d) Unterstellung Director of Finance  Start Ab sofort Umfang Vollzeit (40h), unbefristet Gehalt 40.000 – 50.000 € brutto/Jahr Arbeitsort Berlin, hybrid

Sumup

About the team: At SumUp, we’re passionate about supporting small businesses. We believe everyone should have access to flexible, fair, and easy-to-use technology that helps bring their ideas to life. Every day, millions of people around the world dream of starting their own business—and we’re here to help make that happen. Our long-term ambition is to "close the loop" by turning everyday transactions into lasting relationships between businesses and their customers. As part of our People Tech team, our mission is to enable long-term scalability by fostering a data-informed culture through seamless systems and a people-centric employee experience. In this role, reporting to the Head of People Tech, you’ll work at the heart of our Workday ecosystem. You’ll collaborate closely with People Operations, Payroll, and business stakeholders to ensure our Workday HCM setup remains scalable, reliable, and intuitive as we grow. Rather than simply maintaining the system, you’ll help shape how our employee lifecycle processes are designed, configured, and continuously improved — ensuring Workday supports both operational excellence and a seamless experience for SumUppers. What you'll do: * Configure and enhance Workday’s Core HCM module to ensure our processes are scalable, consistent, and easy to navigate. * Partner with stakeholders to translate business needs into thoughtful system design — improving workflows, automation, and data quality. * Strengthen document generation, validation logic, and reporting structures to reduce manual work and prevent downstream errors. * Provide responsive and empathetic guidance to SumUppers using Workday, helping them feel confident and supported. * Build and maintain reliable reports and dashboards, ensuring data accuracy and supporting informed decision-making. * Contribute to clear documentation, structured change management, and sustainable configuration standards. You’ll thrive in this role if you have: * Hands-on experience with Workday HCM Core (experience with additional modules such as Time Tracking or Compensation is a plus). * A solid understanding of Workday fundamentals such as Staffing, Worker Data, Organizations, Business Processes, and Reporting. * Confidence working with structured datasets to validate configuration changes and ensure reliable outputs. * Strong Excel / Google Sheets skills and attention to data accuracy. * The ability to explain technical concepts clearly and translate business needs into scalable system solutions. * A mindset that looks for simplification, standardisation, and continuous improvement. * Advanced English communication skills;  * Intermediate Portuguese; WHY YOU SHOULD JOIN SUMUP 🌎 Opportunity to work with SumUppers globally on large-scale fintech products used by millions of businesses worldwide, from our Berlin office. This involves an office-first setup 🌈 Commitment to Diversity and Inclusion: be part of a workplace that values and promotes diversity, fostering an inclusive environment where everyone's perspectives are respected and embraced 🚀 Enrolment onto our Virtual Stock Option programme: you will own a stake in SumUp's future success 📚 A dedicated annual L&D budget of €2000 for your individual development, which can be used to attend conferences and/or advancing your career through further education 💶 A corporate pension scheme where we match up to 20% of your contributions 🏖 Generous time off: enjoy 28 days of paid leave plus public holidays and special leave days 🏙 Numerous other benefits such as Urban Sports Club subsidy, Kita placement assistance, and subsidised office lunches 🌴 Break4me: 1-month sabbatical after 3 years of service 🔗 Referral Bonus: earn additional rewards by referring talented individuals to join the SumUp team About SumUp Be empowered to do more that matters. At SumUp, we're on a mission to empower small businesses across the globe by providing simple and affordable tools that allow them to thrive. Today, over 4 million businesses in 37 markets rely on SumUp as their financial partner to manage payments, finance and customer relationships. Our commitment to small businesses is reflected in our diverse teamOpens in new window of over 3,000 SumUppers from over 90 nationalities, united by global collaboration and an innovative mindset. Our core values lay the foundation for who we are and what we stand for, shaping our work culture and driving our success. We foster inclusivity and a continuous learning culture, providing a safe space for personal and professional growth. Our differences make us unique and strong as we strive to create an environment where everyone belongs and feels supported, no matter how they identify. SumUp is proud to be an Equal Employment Opportunity employer, actively seeking and embracing diversity in our workforce. We don't make hiring or employment decisions based on race, colour, religion or religious belief, ethnic or national origin, nationality, sex, gender, gender identity, sexual orientation, disability, age or any other basis protected by applicable laws or prohibited by company policy. Our commitment extends beyond recruitment to creating a safe and respectful workplace where harassment of any form is strictly prohibited. Discover more about our culture and opportunities on our careers website, and follow our journey on LinkedInOpens in new window, InstagramOpens in new window, and TikTokOpens in new window. Job Application Tip We recognise that candidates feel they need to meet 100% of the job criteria in order to apply for a job. Please note that this is only a guide. If you don’t tick every box, it’s ok too because it means you have room to learn and develop your career at SumUp. Job Application Tip We recognise that candidates feel they need to meet 100% of the job criteria in order to apply for a job. Please note that this is only a guide. If you don’t tick every box, it’s ok too because it means you have room to learn and develop your career at SumUp.

Coffee Circle

HI! Coffee Circle ist Deutschlands führende Spezialitätenkaffeerösterei mit Sitz in Berlin. Wir kaufen die besten Kaffees der Welt ein, verarbeiten sie mit höchster Sorgfalt und verkaufen sie online sowie in unseren Cafés - begleitet von hochwertigem Kaffeezubehör. Unser Anspruch geht über Qualität hinaus: Wir pflegen direkte Handelsbeziehungen mit Kaffeebauern weltweit, zahlen faire Preise weit über dem Weltmarkt und behandeln alle Beteiligten in der Lieferkette mit Respekt. Für jedes verkaufte Kilogramm Kaffee investieren wir zudem 1 EUR über die Coffee Circle Foundation e.V. in Kaffeeanbauregionen – in sauberes Trinkwasser, Hygieneschulungen und nachhaltige Kaffee Aufbereitungsanlagen. Seit Gründung haben wir so über 5 Millionen Euro in diese Gemeinschaften zurückgegeben. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir im Team unsere positive Wirkung weiter zu vergrößern. Eine Tasse Kaffee nach der anderen. Deine Aufgaben * Du betreust den gesamten Lebenszyklus unserer Mitarbeitendendokumentation – von Vertragsänderungen über Benefits bis hin zur Pflege aktueller Daten in unseren physischen und digitalen Akten sowie in unseren HR-Tools Leapsome und e2n. * Du bereitest alle relevanten Payroll-Informationen für unsere Lohnbuchhaltung vor und sorgst dafür, dass Abwesenheiten sauber dokumentiert sind – inklusive Krankmeldungen, eAU-Bescheinigungen und monatlicher Systempflege. * Du hältst unseren physischen Arbeitsplatz am Laufen: Du bestellst Office Supplies, koordinierst Dienstleister:innen und kümmerst dich um grundlegende Themen der Arbeitssicherheit, damit unser Büro ein sicherer, gut organisierter und angenehmer Ort bleibt. * Du unterstützt außerdem bei einfachen IT-Helpdesk-Themen, behältst unseren Laptop-Bestand im Blick und verwaltest Tool-Zugänge für Mitarbeitende, wenn sie starten, die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen. * Du wirst das dritte Teammitglied unseres People-Teams und unterstützt gemeinsam mit uns eine Organisation mit aktuell rund 120 Mitarbeitenden. Dein Profil * Du hast bereits mindestens 1-2 Jahre Erfahrung in HR-Administration, Office Management oder einer vergleichbaren operativen Rolle gesammelt. * Du bemerkst, wenn ein Komma verrutscht, eine Zahl nicht stimmt oder ein Prozess noch runder laufen könnte. * Du kannst deine Aufgaben gut strukturieren, Prioritäten setzen und sorgst dafür, dass kein Deadline-Krümel vom Tisch fällt. * Du gehst mit Menschen und sensiblen Informationen aufmerksam, respektvoll und diskret um. * Du bringst eine technische Affinität mit und hast keine Berührungsängste, wenn es darum geht, einen Laptop zurückzusetzen oder herauszufinden, warum sich jemand gerade nicht in ein Tool einloggen kann. * Da Englisch unsere Unternehmenssprache ist, fühlst du dich wohl, täglich auf Englisch zu arbeiten und zu kommunizieren, und bringst gleichzeitig Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau für lokale HR- und Office-Themen mit. * Du arbeitest 5 Tage pro Woche, jeweils 5–6 Stunden, davon 3 Tage vor Ort in unserem Berliner Office. Die Rolle ist bewusst als Teilzeitposition auf 5 Tage verteilt gedacht. Und das bekommst du von uns * Hybrid-Arbeit für unsere Büro-Teammitglieder: Wir haben eine gute Balance aus mobiler Arbeit und Büro-Tagen, Berlin ist dabei unser und dein Basecamp * Flexible Arbeitszeiten, Kernarbeitszeit ist von 9.30 Uhr bis 15.30 Uhr * Deutschland-Ticket (Berliner Verkehrsbetriebe) wird nach deiner Probezeit vollständig bezahlt * Möglichkeit zur Teilnahme an unserem betrieblichen Altersvorsorgeplan nach der Probezeit * Rabatte auf unseren Kaffee und unsere Ausrüstung sowie auf Online-Gutscheinplattformen wie Corporate Benefits und FutureBens * Zugang zu Plattformen für mentale und körperliche Gesundheit, wie nilo. Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit erhalten Mitarbeitende zusätzlich Zugang zur Benefit-Plattform pxtra, die unter anderem die Nutzung von Urban Sports Club Business M ermöglicht. * Bester Kaffee steht vor Ort immer für dich zur Verfügung, zudem gibt es vierteljährliche Kaffee-Gutscheine, um dein Lieblingsgetränk auch zu Hause mit deinen Lieben zu genießen * Freundliche und angenehme Arbeitsumgebung sowie regelmäßige interdisziplinäre Teamveranstaltungen. Wir sind ein Social Business. Wachstum bedeutet für uns, unseren sozialen Einfluss in den Kaffeekooperativen auf der ganzen Welt zu erhöhen und unserer Kundschaft eine neue Welt des Kaffees zu eröffnen. Wir glauben fest an Authentizität und Mitgefühl, um starke und innovative Teams aufzubauen. Wir kultivieren eine bescheidene und spielerische Denkweise, um eine nie endende Lernerfahrung für unser Team zu ermöglichen. Egal welche ethnische Herkunft, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationale Herkunft, sexuelle Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität du hast - wenn die Stellenbeschreibung auf dich zutrifft, können wir es kaum erwarten, dich kennenzulernen.