Search results for "administrative support"

Vill du arbeta i en spännande, centralt placerad nyckelroll med många kontaktytor och stort fokus på service? Då kan det vara dig vi letar efter i en kvalificerad och engagerad ledningskoordinator till tillväxt- och utvecklingskontoret! Vilka är vi? Tillväxt- och utvecklingskontoret är ett av Norrköpings kommuns sju kontor, och har som uppdrag att accelerera kommunens tillväxt- och utvecklingsarbete och främja en förstärkt livskvalitet för Norrköpings invånare. Det görs genom att koppla ihop attraktivitetsarbete, kulturupplevelser, näringsliv, kommunikation, digitalisering, innovationskraft och service- och bemötandefrågor. Genom samverkan med kommunala bolag och andra aktörer i Norrköping skapar kontoret nytta och välfärd för invånare, företag, föreningar, civilsamhälle och besökare. Tillväxt- och utvecklingskontorets arbete utgår från behoven och önskemålen som finns hos invånare, företag, föreningar, civilsamhälle och besökare. Kontoret består av sex avdelningar: Kontakt och service, Bildning och unga, Norrköpings innovationslabb, Digitalisering och IT, Ekonomi och personaladministration samt Kommunikation, näringsliv, kultur och idrott. Hos oss möts du av en arbetsplats med högt i tak, stort engagemang och en tydlig vilja att göra skillnad. Här finns bredden – från kontakt och service till näringslivsfrågor och kultur – och framför allt fantastiskt kompetenta och trevliga kollegor! Nu söker vi dig som vill vara med och få allt det här att fungera i praktiken – genom att ge bästa möjliga förutsättningar till vår direktör och ledningsgrupp. Dina arbetsuppgifter Som ledningskoordinator har du en central roll i vår organisation. Du arbetar nära tillväxt- och utvecklingsdirektören och hennes ledningsgrupp och ser till att vardagen flyter på ett strukturerat och effektivt sätt, och möjliggör att rätt prioriteringar kan göras. Det här är en roll för dig som gillar tempo, variation och ansvar. Du växlar mellan operativa uppgifter och mer strategiskt stöd. Du kommer bland annat att: Planera, prioritera och koordinera direktörens kalender och möten Förbereda, hålla ihop och följa upp ledningsgruppsmöten och andra forum Ta fram underlag, presentationer och beslutsstöd Vara en viktig kontaktpunkt både internt och externt Stötta och ibland driva projekt eller initiativ Säkerställa struktur och framförhållning i processer, ärenden och administration Kliva in och representera eller avlasta vid behov. Kort sagt så är du spindeln i nätet som får strategi och vardag att hänga ihop och som skapar utrymme för ledningen att fokusera på rätt saker. Vem är du? Vi söker dig som trivs med att arbeta med service i en fartfylld vardag där förutsättningarna ständigt förändras. Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och att vara ett operativt och strategiskt stöd till ledningsgrupp eller person i ledande befattning. Vi ser också att du har erfarenhet och stort intresse av att arbeta med näringslivsfrågor. Som person är du lösningsfokuserad, driftig och skicklig på att anpassa dig till skiftande förutsättningar och behov, där du behöver hantera många frågeställningar parallellt. Du ser det som en positiv utmaning att skapa proaktivitet och lugn i en fartfylld och avancerad miljö, där du fokuserar på leveransen i ditt arbete. Du hanterar känslig och sekretessbelagd information med hög integritet och professionalitet, och tar ett stort ägandeskap för dina arbetsuppgifter och säkerställer att de blir slutförda i tid och med noggrannhet. Vidare är du prestigelös och trivs med att ge kvalificerat chefsstöd och högkvalitativ service. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift. Välkommen med din ansökan! Information om tjänsten Antal lediga tjänster: 1 Anställningsform: Tillsvidareanställning på heltid Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse Arbetstid: Dag Möjlighet till distansarbete: Ja, delvis utifrån verksamhetens behov Sista ansökningsdatum: 16 augusti Kontakt: HR-specialist Anna-Therése Dijak, mailto:anna-therese.dijak@norrkoping.se, 011-15 30 43, möjlighet till kontakt är begränsad innan 10 augusti Övrig information: Vi har valt att ta bort det personliga brevet, och ersatt det med urvalsfrågor relevanta för tjänsten. Det gör det lättare att göra en objektiv bedömning av din kompetens. Du skickar in ditt CV som vanligt. Registerutdrag: För tjänster inom äldreomsorg, verksamhet för personer med funktionsnedsättning samt verksamhet för barn och ungdomar, ingår kontroll av registerutdrag som en del av rekryteringsprocessen. KÄNSLAN AV ATT BIDRA. MÖJLIGHETEN ATT PÅVERKA Att arbeta i Norrköpings kommun betyder att du är med och skapar välfärden. Våra 11 000 medarbetare bidrar och gör skillnad. Varje dag. Vi erbjuder en kreativ och dynamisk arbetsplats för nyfikna och öppna människor som vill ha mer än ett jobb. Tillsammans skapar vi Norrköpings framtid. Vi söker dig som har kompetens att bidra till våra verksamheter oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. När du söker jobb hos oss i Norrköpings kommun använder du dig av vårt rekryteringsverktyg. Du påbörjar din ansökan genom att klicka på ansök längst ner i annonsen. Du som har skyddade personuppgifter ska inte skicka in din ansökan via vår hemsida. Ta en direktkontakt med rekryterande chef alternativt rekryteringsspecialist för att diskutera hur du bäst ansöker utifrån ditt skyddsbehov. Kontaktuppgifter finner du i annonsen. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Om Ericastiftelsen Ericastiftelsen är en idéburen organisation utan vinstintresse som arbetar för att alla barn och unga ska få det stöd de behöver för att leva ett bra liv. Vi verkar inom tre områden: högskoleutbildning och uppdragsutbildning, stöd och behandling för barn och unga samt forskning och metodutveckling. Vår verksamhet genomsyras av fokus på barns och ungas rättigheter, delaktighet och livsvillkor. Verksamheten grundades 1934 av Hanna Bratt, och vi arbetar utifrån hennes vision om att "plocka upp illa medfarna små vandrare på livets stora färdestråk". Ericastiftelsen är politiskt och religiöst obunden, och vi följer demokratins principer. Du kan läsa våra stadgar här. Hos oss arbetar psykologer, psykoterapeuter, socionomer, pedagoger och psykiatriker med gedigen kompetens om psykiska problem, stöd och behandling för barn och unga och deras närstående. Vårt huvudkontor ligger på Odengatan 8 och 9 i centrala Stockholm, där vi också har våra utbildningslokaler och vår behandlingsmottagning. Besök och utbildning sker både fysiskt och digitalt, med kursdeltagare från hela Sverige och Norden. Om rollen Utbildningsadministratörens roll är att se till att institutionens utbildningar och kurser inom såväl högskoleutbildning som uppdragskurser administreras med både hög kvalité och god serviceanda. Du kommer att tillhöra en grupp om 5 personer inom verksamhetsstödet, där du samarbetar nära utbildningssamordnaren, övrig administrativ personal och verksamhetens ledning. Utifrån givna riktlinjer förväntas du självständigt planera och utföra arbetsuppgifterna i samarbete med rektor, studierektor, kursledare och lärare samt övrig personal. I rollen ingår även receptionstjänst, viss administration kopplat till behandlingsmottagningen samt övriga administrativa arbetsuppgifter. För att lyckas i rollen trivs du att arbeta prestigelöst i en dynamisk miljö med varierande arbetsuppgifter och breda kontaktytor. Arbetsuppgifterna kommer bland annat bestå utav: Att möta och ge service till studenter och lärare, svara på frågor vid besök, i e-post och telefon Administrativt stöd till rektor, studierektor, kursledare samt interna och externa lärare Administration i samband med annonsering och marknadsföring av utbildningar och kurser, ansökning, antagning, examination, tentamen och rapportering av studieresultat Bokning och iordningsställande av utbildningslokaler samt kursmaterial Uppdateringar av information och anmälningsformulär på verksamhetens utbildningshemsidor, bistå med underlagför marknadsföring av utbildningar och kurser Visst IT-stöd till studenter och lärare samt utlåning av material och kurslitteratur Enklare ekonomiadministration (ex. fakturering, uppföljning via Fortnox) Om dig För att du ska trivas och lyckas i rollen tror vi att du har tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och har god vana vid att arbeta i olika administrativa system och digitala verktyg. Du är noggrann, lösningsorienterad och ansvarstagande, har lätt för att se helheten och förstå hur olika verksamhetsdelar hänger ihop. Vi tror att du arbetar självständigt och gärna deltar i att driva utvecklingen av utbildningsadministrationen framåt, både genom att skapa nya rutiner och genom att tillsammans med kollegor ta ett samlat grepp om det administrativa flödet. Har du erfarenhet från högskolevärlden, och är bekant med de regelverk och processer som hör till är det ett extra plus. Vidare ser du värdet av ett gott bemötande, är flexibel och tycker om att ge service, både till studenter och kollegor samt andra besökare. Vi ser gärna att du har ett öga för detaljer och ett hjärta för det personliga mötet. Du bör kunna arbeta proaktivt, strukturerat och hantera flera uppgifter samtidigt. Du är en lagspelare som trivs i en miljö där relationer, ansvarstagande och engagemang står i centrum. Kvalifikationer Eftergymnasial utbildning, exempelvis en kandidatexamen eller yrkesförberedande utbildning inom pedagogik, beteendevetenskap, kommunikation eller administration Mycket god förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift på svenska och engelska Erfarenhet av administrativt arbete med varierade uppgifter Erfarenhet av utbildningsadministration, gärna inom högskola eller liknande miljö Mycket god systemvana och goda kunskaper i Microsoft Office, speciellt Teams och Sharepoint Erfarenhet av att arbeta med webbaserade verktyg, till exempel uppdatering av hemsida Vana vid att skapa, skicka och sammanställa digitala enkäter och annan digital kommunikation Meriterande - det är ett plus om du också har: Erfarenhet av att arbeta inom högskoleverksamhet och kännedom om relevanta lagar och regelverk Vana vid att arbeta i publiceringsverktyget WordPress Erfarenhet av det administrativa systemet Ladok Arbetstider, tillträde och omfattning Tjänsten är en visstidsanställning till och med 2027-06-30, på deltid, 50-75% efter överenskommelse. Start så snart som möjligt hösten 2026. Arbetstiderna är kontorstider måndag till fredag. Fördelning av arbetstid sker efter överenskommelse beroende på tjänstgöringsgrad. Detta är en direktrekrytering där du anställs av Ericastiftelsen med bra förmåner och trygga villkor. För att vara aktuell för tjänsten behöver vi genomföra bakrundkontroller innan kontraktsskrivning. Placering: Odengatan 9, Stockholm. Omfattning: Deltid (50-75 %) Tillträde: Sker enligt överenskommelse Kontakt I denna rekrytering samarbetar vi med Jefferson Wells. För frågor kring rollen är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Sara Bahlenberg, 070-790 86 26 alternativt sara.bahlenberg@jeffersonwells.se Ser fram emot din ansökan, dock senast den 22 augusti. Varmt välkommen med din ansökan!

Join a leading healthcare innovator where your organizational skills directly support life-saving medical technologies. This is a unique opportunity to grow within a fast-paced team dedicated to excellence and compliance. About the role As a Sales & Marketing Support Coordinator, you will provide vital assistance to the team by managing events, contracts, and administrative workflows. You will collaborate closely with marketing managers and field teams to ensure all initiatives are executed efficiently and in compliance with industry standards. You are offered Our client offers a one-year contract. You will be provided with necessary tools such as a laptop and mobile phone, alongside the opportunity to work in a hybrid environment in Malmö. Work tasks This role involves a blend of event coordination, administrative support, and marketing assistance to ensure the smooth operation of sales and marketing activities. Coordinate education events, including grant requests, tracking, and logistics. Manage communication with Healthcare Professionals (HCPs) regarding invitations and travel arrangements. Administer sponsorships and oversee event-related budget and invoice management. Support marketing initiatives by ordering materials and coordinating professional translations. Manage contracts and liaise with the legal department to ensure legislative compliance. Organize internal meetings and provide general administrative support to the local team. Safeguard internal and external compliance standards in collaboration with the sales team. We are looking for Completed university degree in International Business, International Economics, or a related field Fluent in English Advanced knowledge of Microsoft Office Basic knowledge of handling confidential information with discretion Good relationship-building and communication skills Proven problem-solving abilities It is meritorious if you have Previous internship or experience in Marketing To succeed in the role, your personal skills are: Optimistic Stress tolerant Goal oriented Social Orderly Stable Responsible Energetic Our recruitment process This recruitment process is handled by Academic Work and it is our client’s wish that all questions regarding the position is directed to Academic Work. Our selection process is continuous and the advert may close before the recruitment process is completed if we have moved forward to the next phase. The process includes two tests: one personality test and one cognitive test. The tests are tools to find the right talent for the right position, to enable equality, diversity, and a fair process.

Östra Göinge kommun med drygt 13 800 invånare är centralt belägen i södra Sverige. Här möter det öppna jordbrukslandskapet den gröna skogsbygden. I Östra Göinge finns det goda livet med tryggt boende, bra skolor, storslagen natur, brett kulturutbud, livskraftigt föreningsliv och goda kommunikationer. Östra Göinge är en av landets modigaste och mest innovativa kommuner. Här har motgång vänts till framgång och här växer stolta göingar! Ett ESF-finansierat samverkansprojekt mellan kommunen och den idéburna organisationen  Youngstival. Projektet riktar sig till kvinnor och män 18-49 år som varken arbetar eller studerar  och som behöver samordnat stöd för att närma sig arbete, studier och egen försörjning 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Som projektadministratör är du ett viktigt stöd till projektledare och projektgrupp. Du ansvarar  för att hålla ihop projektets administration, dokumentation och uppföljning. Rollen passar dig  som är noggrann, strukturerad och gillar att skapa ordning även när många saker händer sam tidigt. Du kommer bland annat att arbeta med: • löpande projektadministration • underlag till uppföljning, enkäter och rapportering • dokumentation kopplad till deltagare och projektaktiviteter • stöd vid ESF-redovisning, tidrapportering och ekonomiska underlag, • kallelser, mötesanteckningar och styrgruppsunderlag • struktur i digitala mappar, dokument och arbetssätt • administrativt stöd till projektledare, projektgrupp och ekonomi KVALIFIKATIONER Du som söker har gymnasieutbildning med ekonomisk eller administrativ inriktning, alternativt annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Vi söker dig som har:  • erfarenhet av administrativt arbete • god struktur- och planeringsförmåga • god datorvana, gärna i Microsoft 365 • lätt för att uttrycka dig på svenska i tal och skrift • förmåga att arbeta självständigt och ta ansvar • noggrannhet, servicekänsla och ett lösningsorienterat arbetssätt Det är meriterande om du har erfarenhet av projektadministration, ESF-projekt, kommunal  verksamhet, ekonomiadministration eller uppföljning/statistik. Du är en person som gillar ordning, tydlighet och samarbete. Du ser detaljerna, följer upp det  som behöver göras och bidrar till att andra kan fokusera på sina uppdrag. Du är prestigelös,  trygg i administrativa arbetsuppgifter och vågar fråga när något är oklart.  Vi ser fram emot din ansökan! Anställningsform: Tidsbegränsad anställning. Varaktighet: 6 månader eller längre, tillträde: Tillträde sker 260803 eller enligt överenskommelse, upphör: 2028-12-29 . Arbetstid: Dagtid Varmt välkommen till Östra Göinge kommun- Skånes gröna hjärta! Vi tillämpar löpande rekrytering så låt inte din ansökan vänta! Tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden löpt ut. Läs mer om hur vi hanterar dina personuppgifter här: www.ostragoinge.se/gdpr Aktuell lönestatistik hittar du här: www.ostragoinge.se/jobb-och-foretagande/jobba-med-oss/lonestatistik I Östra Göinge kommun strävar vi efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund. Östra Göinge kommun tillämpar rökfri arbetstid. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför vänligen men bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

ITAB is on an exciting journey, strengthening its position as a leading retail solutions partner in Europe, accelerated by the HMY acquisition. As a solution provider, ITAB Group works side-by-side with retailers to drive sales growth, deepen consumer engagement, and enhance operational performance. Guided by our shared ambition “Co-creating retail experiences that connect people with brands they love,” we combine deep retail expertise, innovation, and collaboration to create meaningful and impactful retail environments. We are now looking for an experienced Executive Assistant to support our incoming Group CEO, who assumes the role on 1 May 2026. This is a unique opportunity to take on a trusted role at the core of a global organization and play a key part in shaping executive ways of working. THE ROLE As Executive Assistant to the Group CEO, you work in close partnership with the CEO and are an integrated part of the Group Management context. The role goes beyond traditional administrative support. You help create structure and clarity that supports the management team to focus on their teams and the business. At times, you may travel with the CEO to support relationship‑building and gain deeper business understanding. Over time, you will build a broad internal network and become a natural go-to person, someone who understands the organisation, the stakeholders and the dynamics across functions and countries. This requires presence and a genuine interest in people and the business. Key responsibilities (scope will evolve with business needs) · Own the CEO’s agenda with access to the leadership team calendars to enable smooth alignment. · Manage and structure relevant parts of the CEO’s inbox. · Build and maintain a yearly calendar for leadership and executive forums, with well‑aligned meeting frequency, the right participants, and a structure where meetings build on each other. · Own the full meeting process for executive forums: agendas, logistics, materials, minutes/notes, action tracking and follow-up. · Prepare the CEO ahead of key forums by reviewing meeting material in advance, highlighting priorities, and supporting decision-making and dialogue. · Support communication flows between Group Management, Market Business Units and Group Functions, helping to establish clearer routines and timely information sharing. · Coordinate strategic planning cycles, selected change and development initiatives, and executive‑level interactions, including board‑related matters when relevant. · Plan and coordinate travel, internal conferences and leadership events (ranging from larger gatherings to recurring leadership activities). · Handle confidential information with the highest level of integrity and discretion. WHO YOU ARE You are a senior Executive Assistant (or in a comparable role) who thrives in complexity, enjoys creating structure, and builds trust quickly with senior stakeholders. You are proactive, calm under pressure, and you naturally “stay one step ahead” while keeping a service-minded, pragmatic approach. We believe you have: · 5–10+ years of experience as an Executive Assistant or in a similar senior administrative role supporting top leadership in an international, complex organisation (matrix experience is a plus). · Strong ability to create structure, drive effective leadership routines, and manage work with a high degree of confidentiality. · Solid working knowledge of the Microsoft Office suite (no need to be a specialist, but you’re confident from day one and eager to learn). · Fluency in English, spoken and written (ITAB’s corporate language). Swedish is a plus but not a requirement. Additional European languages are an advantage. · Relevant post-secondary education or equivalent professional experience. Location & ways of working We prefer that you are based at ITAB’s head office in Jönköping, as on-site presence supports faster onboarding, stronger relationships and effective day-to-day support to the CEO and Group Management. That said, Stockholm is also available location for the right person. If based in Stockholm, the role will still require regular on-site presence in Jönköping and participation in key leadership forums as needed. WHY ITAB? This is a high-impact opportunity to help shape executive support and leadership routines in a global organisation with strong growth. ITAB helps retailers turn consumer brand experience into effective physical environments, combining design, shop fitting solutions, checkouts and retail technology, consumer flow solutions, lighting and digital in-store solutions. TALENT SPEAKS LOUDER In this recruitment process, ITAB Group is partnering with Wise Admin. We do not accept applications by email. Instead, you are welcome to apply easily with your CV or LinkedIn profile via wise.se. We use competency-based recruitment as our method, as part of our ambition to achieve a more potential-focused match. We therefore strongly encourage applicants with diverse backgrounds, ages, and experiences to apply, as we believe that diversity enriches us all and makes our organisation stronger and smarter. If you have any questions about the process or the role, please contact the responsible Recruitment Consultant, Stephanie Grammenidis Hagman, at stephanie.grammenidis@wise.se. Interviews are conducted on an ongoing basis, and the role may be filled before the final application deadline. We look forward to receiving your application!

Beskrivning Socialförvaltningen Hisingen söker nu en registrator! Som registrator hos oss blir du en del av kanslienheten, som ansvarar för frågor kopplade till nämnd, utskott, dataskydd och informationssäkerhet, registratur, arkiv och juridik. Kanslienheten ingår i avdelningen stab, där kommunikation, säkerhets- och krisberedskap fastigheter och lokaler samt IT ingår. Vi är drygt 25 personer inom avdelningen och där avdelningschef ingår i förvaltningsledningen. Arbetsuppgifter Som registrator har du huvudansvar för förvaltningens diarium, där du dels skapar ärenden och registrerar handlingar, dels utför registervård genom att kvalitetssäkra det som handläggare diarieför. Du bevakar förvaltningsbrevlådan, vilket innebär att du vidarebefordrar inkommande e-post till rätt mottagare, svarar på frågor från allmänhet och andra myndigheter, och diarieför vissa inkomna handlingar. Du arbetar brett som stöd mot hela förvaltningen och utbildar regelbundet medarbetare i ärendehantering och diarieföring. Du handlägger begäran om utlämning av allmän handling och är också ett stöd till andra i detta. Du är ett administrativt stöd till nämndsekreterare, bland annat genom att sammanställa underlag inför nämnd och utskott. Rollen omfattar även andra administrativa arbetsuppgifter. Kvalifikationer Vi söker dig som har examen från högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, juridik, arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget. Du har god kunskap om offentlighetslagstiftningen. Du behöver ha ett serviceinriktat och tillmötesgående förhållningssätt och trivas med att hjälpa och vägleda dina kollegor i frågor inom ditt ansvarsområde. Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska språket och lätt för att formulera dig i skrift. För att trivas som registrator hos oss behöver du självständigt kunna prioritera bland olika arbetsuppgifter och i perioder kunna hantera ett högt inflöde och tempo. Du är noggrann och strukturerad. Arbetet sker huvudsakligen kl. 8-16:30, på vårt kontor på Vågmästaregatan 1 A. Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter samt om du tidigare har arbetat i en politiskt styrd organisation och har kunskap om hur nämnds- och utskottsprocesser fungerar. Det är meriterande om du har kunskap om socialtjänstlagen och socialtjänstens uppdrag. Meriterande är också om du tidigare arbetat med ärendehantering och diarieföring i systemet Ciceron.   Övrigt Intervjuer planeras i vecka 34. Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.   Göteborgs Stad tillämpar individuell och differentierad lönesättning. Här kan du få mer information om bland annat lönestatistik Lön, ersättningar och förmåner - Göteborgs Stad Om oss Socialförvaltningen Hisingen är en del av socialtjänsten i Göteborgs Stad. Vi är en av fyra socialförvaltningar. Vi arbetar målmedvetet för att skapa en bättre vardag för invånarna på Hisingen. Vi erbjuder stöd inom individ- och familjeomsorg, socialjour, hjälp vid missbruk och i integrationsfrågor. Vi arbetar även med fritidsverksamhet samt förebyggande arbete kring till exempel folkhälsoarbete, samhällsplanering, lokalt trygghetsarbete och integrationsfrågor. Vill du ha ett viktigt och meningsfullt arbete, välkommen till oss på Socialförvaltningen Hisingen!

The opportunity As our Manager for HVDC Management & Line Administration in Sweden, you will lead the function that keeps the business running smoothly. You will enable efficient administrative support and deliver excellent service across the organization. This role calls for a leader with both empathy and clarity— an experienced leader who is comfortable in your leadership style, courageous and able to build trust and respect while guiding the team toward a shared direction and a clear team identity. You and your team are at the core of daily operations, and your success directly enables the business to succeed, making this a key role in our organization. How you’ll make an impact Lead, coach and develop a team of around 20 people Build a strong team culture with pride, trust and shared goals Create clarity in direction, roles and ways of working Ensure fast, high-quality service and support to the business Prioritize and allocate resources to meet business needs Drive improvements that strengthen service and team performance Your background Proven experience as a people manager with a strong ability to build engaged, aligned teams Experience from service, support, coordinating or administrative functions Structured, hands-on, and comfortable in a dynamic environment Clear communicator who builds trust and commitment Fluency in Swedish & English is required. What we offer Collective agreement. Flexible working time. Health care and wellness allowance. Fantastic career possibilities within Hitachi Energy both within Sweden and globally. Mentor to support you throughout onboard phase. Various trainings and education supporting employee development.​ Diversified company with over 70+ nationalities working in Sweden. Supplementary compensation for parental leave. Employee Benefit Portal with thousands of discounts and perks. More about us The role is based in Ludvika, Sweden, and requires frequent presence at the office. Applications will be screened on an ongoing basis, however, the summer vacation period may cause delays during the screening phase of the process. Hiring Manager Thomas Krysen, thomas.krysen@hitachienergy.com will answer your questions about the position. Any other questions can be directed to Talent Acquisition Partner Nicole Bergman, nicole.bergman@hitachienergy.com Union representatives – Sveriges Ingenjörer: Mikael Hjort, +46 107-38 29 86; Unionen: Fredrik Holmgren, +46 107-38 21 85; Ledarna: Frank Hollstedt, +46 107-38 70 43

The opportunity As our Manager for HVDC Management & Line Administration in Sweden, you will lead the function that enables smooth and efficient administrative support across the organization. You will take responsibility for a well‑established team with broad competence, working closely with managers, project organizations and support functions throughout HVDC. This role calls for a leader with both empathy and clarity—someone experienced, courageous and able to build trust and respect while guiding the team toward a shared direction, strong collaboration, and a clear team identity. The role combines people leadership, operational excellence and strategic development in a highly dynamic and international environment. In short, this is an exciting opportunity where you will collaborate across departments and teams at Hitachi Energy—both locally and globally—while shaping how administrative support enables our business. How you’ll make an impact Lead, develop and engage a team of around 20 people, including performance management, development dialogues and succession planning. Set direction and build structure for how administrative support is delivered across HVDC, balancing standardization with flexibility to meet different needs. Plan, prioritize and coordinate resources to ensure high service levels, quality and efficiency in daily operations. Coach and support your team in their professional and personal development, fostering ownership, collaboration and continuous improvement. Partner closely with managers and other stakeholders to create conditions for effective and streamlined ways of working. Drive and contribute to strategic initiatives - locally and globally - focused on improving ways of working, employee experience and customer value. Ensure the function evolves in line with organizational growth, business priorities and HVDC’s transformation initiatives. Your background Experience as a people manager and a strong interest in team management and development Experience from administrative, coordination or support functions, with strong process orientation and the ability to work both hands‑on and strategically. As a leader, you are inspirational, authentic, inclusive and empowering, with the ability to build trust and commitment in large teams. Good communication skills and the wish to work in a dynamic and multicultural environment. You are a curious person with the drive to challenge yourself and the organization for continuous development. Fluency in Swedish & English is required. What we offer Collective agreement. Flexible working time. Health care and wellness allowance. Fantastic career possibilities within Hitachi Energy both within Sweden and globally. Mentor to support you throughout onboard phase. Various trainings and education supporting employee development.​ Diversified company with over 70+ nationalities working in Sweden. Supplementary compensation for parental leave. Employee Benefit Portal with thousands of discounts and perks. More about us The role is based in Ludvika, Sweden, and requires frequent presence at the office. Applications will be screened on an ongoing basis, so we encourage you to apply today! Hiring Manager Thomas Krysen, thomas.krysen@hitachienergy.com will answer your questions about the position. Any other questions can be directed to Talent Acquisition Partner Nicole Bergman, nicole.bergman@hitachienergy.com Union representatives – Sveriges Ingenjörer: Mikael Hjort, +46 107-38 29 86; Unionen: Fredrik Holmgren, +46 107-38 21 85; Ledarna: Frank Hollstedt, +46 107-38 70 43

Research Assistants – Armament and Disarmament The Stockholm International Peace Research Institute (SIPRI) is seeking Research Assistants to support the work of its Military Expenditure and Arms Production (MILAP), Dual-use and Arms Trade Control (DUAT), and Governance of AI (GOV-AI) programmes. About the role The Research Assistant will work under the supervision of a Programme Director and contribute to research, data collection, analysis and project activities within their assigned programme, as well as, where relevant, across the Armament and Disarmament cluster. Typical responsibilities include: Conducting research, data collection and analysis. Supporting publications, reports and the SIPRI Yearbook. Reviewing, fact-checking and proofreading research outputs. Assisting with externally funded projects. Supporting fundraising activities and organising workshops and events. Contributing to dissemination activities and responding to information requests where relevant. Depending on the programme, the work may focus on military expenditure and the arms industry, export controls and arms trade regulation, or the governance of artificial intelligence and emerging technologies. Requirements You have: A university degree in a relevant field, such as political science, international relations or economics. A strong interest in arms control, disarmament, non-proliferation or international security. Experience with open-source research. Excellent organisational skills and attention to detail. The ability to work both independently and collaboratively. Excellent written and spoken English. Additional languages are an advantage; Swedish is not required. Very good knowledge of Microsoft Office. Employment The position is full-time and based in Stockholm, Sweden. The appointment is initially for two years, with the possibility of extension. The expected start date is Q4 2026 or as soon as possible thereafter. Administrative support for work permit and migration processes is provided where applicable. SIPRI covers economy-class travel to Stockholm for the successful candidate; relocation costs are not covered. Application Please submit: A one-page cover letter in English, indicating which programme (MILAP, DUAT or GOV-AI) you are most interested in. A CV in English. References will be requested from shortlisted candidates. Application deadline: 26 July 2026, 23:59 CEST. Interviews are expected at the end of August/early September.

Arbete- och etableringscoach Vill du arbeta med att stödja, vägleda och motivera individer mot ett mer självständigt liv? Vi söker nu en arbete- och etableringscoach att ingå i ett fantastiskt team hos Arbete och etablering utförare. Är du passionerad för att göra en verklig skillnad i människors liv? Hos oss på Arbete och etablering har du nu chansen att bli en nyckelperson till målgrupper som står långt från arbetsmarknaden. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Som arbete- och etableringscoach arbetar du med att handleda deltagare som står långt från arbetsmarknaden, såsom nyanlända eller individer i arbetsmarknadspolitiska insatser. Du vägleder deltagare dagligen i praktiskt arbete på våra arbetsstationer inom snickeri, måleri, syateljé och serviceteam. Arbetsuppgifterna är styrda av kommunala beställningar och deltagarnas kompetens. I rollen ingår: • Praktisk handledning och coachning mot självförsörjning • Motiverande samtal och individuellt anpassat stöd • Att vara en tydlig och trygg ledare på arbetsstationerna • Samverkan med interna och externa aktörer • Administrativa uppgifter vid behov (t.ex. inköp och beställningar) KVALIFIKATIONER Vi söker en självgående och flexibel medarbetare som är nyfiken och öppen, med stark helhetssyn. Du ser hur organisationens delar påverkar varandra och förstår externa händelsers inverkan. Du är proaktiv och lösningsfokuserad och självständig. Du arbetar självständigt, fattar nödvändiga beslut och anpassar dig lätt till förändrade förutsättningar. Du är empatisk, trygg i dig själv och har förståelse för de utmaningar målgruppen kan möta. Du har lätt för att anpassa dig till olika situationer som kan uppstå i samverkan med deltagare, arbetsgivare och andra parter. Som lagspelare uppmärksammar du andras synpunkter, utvecklar relationer och bidrar till att förtydliga gruppens arbetsuppgifter och mål. Anställningsform: Tidsbegränsad anställning. Varaktighet:, tillträde: 2026-11-02 , upphör: 2028-01-31 . Vi vill att det ska kännas bra både att bo och jobba i Vellinge kommun. För oss är mod, trovärdighet, glädje och omtanke viktigt för att trivas på arbetet och i vardagen. Vi har stort fokus på god service och gott bemötande såväl internt som externt. Våra medarbetare är vana vid korta beslutsvägar, goda utvecklingsmöjligheter och bra ledare (alla chefer får ledarskapsutbildning). Läs allt om försäkringar, tjänstepension och andra förmåner på Vellinge.se/jobba-hos-oss.

Do you get energy from creating structure, bringing clarity, and making sure everything runs smoothly behind the scenes? At Midsummer, we are looking for someone who loves turning complexity into order. As our new Pre‑Sales & Inbound Sales Specialist, you will be the person who keeps our sales processes sharp, our information organized, and our team one step ahead. About the role As a Pre-Sales & Inbound Sales Specialist at Midsummer, you will play a key part in enabling our Sales Team to operate at optimal efficiency. You will manage incoming leads, provide pre‑sales support, and ensure our customers receive clear and well‑prepared quotations and proposals. You will also maintain our sales materials and keep CRM data structured so the team can make informed decisions. Your work ensures a streamlined quotation process, well‑organized documentation, and clear commercial insights that support effective decision‑making. Main tasks of the role Own the preparation and coordination of complete sales quotations. Qualify incoming leads and assign them to Sales Representatives. Administrate the CRM system, ensuring data quality and effective usage. Provide operational and administrative support to the Sales team. Maintain and organize the sales document library, including presentations and supporting materials. Overlook the customer journey from first contact to project completion. This is you: You are comfortable working with CRM systems, templates, and structured processes, and you bring a high level of organization and attention to detail to your work. You have a genuine interest in technology and business, and you are self‑driven, proactive, and confident in taking ownership of your responsibilities. You thrive in teamwork, communicate clearly, and are not afraid to ask for clarification when needed. Required qualifications Fluency in English, both written and spoken. A university degree in Industrial Management, Business Administration, or a comparable field relevant to the role. Strong organizational skills and the ability to maintain high‑quality, structured data. Comfortable working with both technical and commercial information. Preferred qualifications (not required but beneficial) Experience with a CRM platform. Previous experience in sales support, sales operations, or administrative coordination Skilled in PowerPoint and creating customer-facing commercial presentation materials

About the role Wrknest is looking for a Dutch-speaking HR Assistant on behalf of a well-known international company within the sports industry. This is a part-time position, ideal for someone who is self-driven, takes initiative, and wants to play a key role in supporting the Dutch side of the business. You’ll be working onsite 1–2 days per week at their office in Frösundavik. Your future work tasks In this role, you’ll support the HR team with administrative and operational tasks, with a special focus on the Dutch part of the organization. You’ll handle various internal and external HR-related matters and contribute to the company’s HR processes. Support with Dutch labor law and HR-related matters Communicate with authorities, unions, and other external stakeholders Update and review contract templates Administer sick leave and employee records Assist with salary reviews and HR processes Support the implementation of a new HR system General administrative support for the HR team We are looking for someone who is: Fluent in Dutch and English (spoken and written) Available to work onsite in Frösundavik 1–2 days per week Administrative and experienced with office-based work Meritorious: Experience in HR-related roles Knowledge of Dutch labor law Familiarity with HR systems You are proactive, solution-oriented, and confident in taking ownership of tasks. You enjoy digging into problems, finding information, and are structured and communicative in your work style. Other information Location: Frösundavik, Stockholm Scope: Part-time, 1–2 days/week Working hours: Office hours, 8–17 Contract type: Consultant assignment via Wrknest About the company The client is an international brand in the sports industry, combining a strong brand identity with a genuine passion for health, performance, and innovation. Their headquarters in Frösundavik houses functions such as product development, marketing, and sales – all in a dynamic, collaborative environment that encourages well-being and an active lifestyle. Om Wrknest På Wrknest gör vi inte som alla andra. Vi tror på att hela tiden våga se nya möjligheter och tänka nytt. När vi startade var det för att utmana gamla sätt att rekrytera på. Vi lever i en tid av snabb digital utveckling. Kunskap behöver förnyas kontinuerligt för att vara aktuell. Därför gäller det att kunna ställa om snabbt. Det här gör att vi inte enbart tittar på kandidatens CV vid en rekrytering. Istället ser vi till den samlade potentialen och erbjuder individanpassad upskilling. På så vis kan vi snabbt matcha de kunskapsbehov som finns just nu. Läs mer på www.wrknest.se .

Job Purpose The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations. Key ResponsibilitiesCustomer Service Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner. Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department. Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership. Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience. Front Desk Operations Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally. Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments. Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable. Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence. Appointment Coordination Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits. Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors. Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes. Administrative Support Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation. Assist in preparing customer forms and documentation when required. Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities. Monitor and replenish front office supplies and reception area materials. Coordination Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service. Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager. Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times. Compliance Maintain confidentiality of customer and dealership information. Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures. Qualifications High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred. 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment. Knowledge & Skills Excellent communication and interpersonal skills. Strong customer service orientation. Professional appearance and positive attitude. Excellent telephone etiquette. Good organizational and multitasking skills. Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage. Strong attention to detail and accuracy. Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment. Key Competencies Customer Focus Communication Skills Professionalism Teamwork Time Management Problem Solving Adaptability Attention to Detail Integrity and Confidentiality Key Performance Indicators (KPIs) Customer satisfaction with front desk service. Average customer waiting and response time. Accuracy of appointment scheduling. Call answering and transfer efficiency. Customer inquiry resolution or routing accuracy. Reception area presentation and housekeeping standards. Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks. Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se Working Conditions Based at the dealership showroom/front office. Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments. May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.

Context: The Institut Laue-Langevin (ILL), situated in Grenoble, France, is Europe's leading research facility for scientific research using neutrons. Every year, we host over 2000 visits by scientists, who come to the Institute to carry out world-class research. The Grants Office in the Partnerships and Communication Service (PACS) of the Institut Laue-Langevin is expanding and seeking a third Grants Officer to support national and European research projects. You will support ILL scientists throughout the full grant lifecycle, from identifying funding opportunities and preparing proposals to managing active grants, overseeing reporting, and monitoring milestones and deliverables. The Grants Office, as part of PACS, interacts actively with the science and technical divisions at ILL and works closely with the Administration Division on HR, finance, and legal matters. Your tasks: Depending on your profile, the balance between the responsibilities listed below may be adjusted to match your strengths and areas for development: Opportunity Scanning . Identify, monitor, and disseminate funding opportunities aligned with ILL research priorities and staff interests. . Cover national programmes (e.g. ANR, BMBF, UKRI, FFG) as well as European funding schemes. . Develop and implement strategies to optimise funding success and portfolio diversification. Proposal Development . Provide hands-on support in the preparation, drafting, and structuring of research proposals. . Ensure full understanding and application of funding rules, eligibility criteria, and programme constraints to guarantee compliant and competitive submissions. . Support ILL researchers in aligning proposals with funder priorities and stakeholder expectations. . Assist with budgeting and costing, ensuring accuracy and adherence to funding requirements. . Coordinate internal approvals and oversee the timely submission of proposals. Project Delivery and Institutional Relations . Provide reliable administrative support and help address any challenges related to project progress or financial management. . Support the successful implementation and follow-up of funded projects, including reporting, deliverable tracking, and coordination with partners. . Develop and maintain constructive relationships with funding agencies (e.g. ANR, European Commission), supporting contract negotiation, amendments, and project setup, including consortium coordination and communication. Your profile ILL's Grants Office is looking for someone who brings both expertise and a collaborative mindset: . Master's degree or higher in a scientific, technical, or project management discipline . Previous experience in a similar role (2-3 years) . Demonstrated experience in preparing and submitting national and/or EU funding proposals . Good understanding of national funding schemes and/or Horizon Europe processes and terminology . Confidence and ability to engage, communicate, and build relationships at all levels within an organisation . Proven analytical, organisational, and project management skills . Experience in an international research environment would be an asset . Professional fluency in English, both spoken and written What we offer: Quality of life - This position is based in Grenoble, a hub for research and technology, ideally located in the heart of the French Alps (just 3 hours from Paris/Provence by train, 1 hour from Lyon international airport and 1 ½ hours from Geneva). It is important for us that our staff achieve a healthy work-life balance. We therefore offer home working (under certain conditions), generous annual paid leave entitlement and a host of other benefits that you will discover when you arrive! Prospects - We guarantee you a stable fixed-term position in a multicultural scientific environment. Benefits - We offer generous social benefits (expatriation allowance, excellent health cover), moving and relocation assistance (under certain conditions) and an annual productivity bonus. We also offer language courses for you and your partner and subsidies for the use of public transport and the staff canteen, as well as for holidays and a variety of cultural and sports activities. For more details, visit https://www.ill.eu/careers/working-at-the-ill/employment-conditions Sounds interesting? Then why not take your next career step with us by applying online - preferably in English - via our career portal by 26.07.2026, quoting reference number 26/31. Please note that all applicants are subject to administrative screening (background checks). We are committed to equal opportunities and diversity and therefore welcome applications from all suitably qualified candidates.

About the job Position Title: Sales Operations Specialist About SANY Northern Europe SANY Northern Europe is the regional branch of SANY Group, one of the world’s leading manufacturers of construction machinery. We are committed to delivering high-quality products, efficient solutions and outstanding service across the Northern European market. As a growing international organization, we value professional development, teamwork and cultural diversity. Job responsibilities As a Sales Operations Specialist, you will support the sales team and coordinate daily order and sales operations. Your responsibilities will include: Preparing and administering sales contracts and related documentation; Following up on order processing, including order placement, shipment and billing coordination; Coordinating with finance, logistics, supply chain and other internal departments to ensure accurate and timely order execution; Maintaining customer information, order records and sales data with a high level of accuracy; Monitoring order progress and proactively addressing operational issues; Providing administrative and operational support to the sales team; Performing other relevant tasks assigned by the supervisor. Requirements A bachelor’s degree or equivalent qualification; business-related studies are considered an advantage; Previous experience in sales operations, order management, logistics coordination or administrative support is preferred; Detail-oriented, reliable and responsible; Strong communication and coordination skills; Proficient in Microsoft Office, particularly Excel; Professional working proficiency in English; Chinese language skills are considered an advantage, as the role involves regular communication and coordination with stakeholders at R&D in China. What we offer Practical experience in international sales operations and order management; Hands-on involvement in contract administration, order handling and delivery coordination; Opportunities to work across finance, logistics, supply chain and sales functions; A supportive international working environment; Professional development and career growth opportunities. Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Do you want to be part of a modern shipping company with a strong brand, entrepreneurial spirit, and ambitious growth plans? At Northern Offshore Services (N-O-S), we are expanding our fleet through an extensive newbuilding program across both the Crew Transfer Vessel (CTV) and Service Operation Vessel (SOV) segments. To support our continued growth, we are looking for a Crew Coordinator to join our Crewing team. We are looking for a proactive, solution-oriented person who wants to play a key role in keeping our fleet operating in a safe, efficient and reliable way. If you thrive in a dynamic environment and enjoy taking ownership, we'd love to hear from you. Our vision, BEST365, and our values are at the heart of everything we do and play a key role in shaping our culture and success. Learn more about who we are and what we stand for at n-o-s.eu/company. YOUR PROFILE To thrive in this role, you need to be flexible and able to work in a structured and detail-oriented manner, as the business is both dynamic and diverse. You are a quick learner who adapts easily and performs well in new and unfamiliar situations. You are proficient in Microsoft Office and fluent in English, both spoken and written. We are looking for someone with an educational background in shipping, HR, or a related field. Previous experience in administrative support, or seagoing roles is considered an advantage. As you will interact with a wide range of people—both internally and externally, including onshore and offshore personnel—it is important that you have strong interpersonal skills and a natural ability to build trust and maintain positive relationships. Since you will work closely with the Crewing Team and colleagues across the office, being a collaborative and supportive team player is essential. REQUIREMENTS Minimum high school education, preferably University degree in Shipping, HR, administration, or other relevant education. Structured and well organized. Good administrative & coordinating skills. Good system knowledge and comfortable learning / using various IT systems - good skills in Microsoft Office. Service minded. Strong interpersonal skills as you have daily contact with customers / employees. Maintains composure in challenging situations Adjusts easily to new situations Resilient in a high past work environment YOUR TASKS Man vessels safely and sufficiently according to internal and external requirements. Ensuring our offshore colleagues hold relevant documents. Plan and execute crew changes. Co-ordinate courses/training for our crew. Recruit new crew members. Keep crewing systems updated with relevant information. Optimize manning up and down of vessels. Cover the duty phone on a rolling schedule. Other general crewing administration such as issuing employment contracts, keep crewing program up to date, etc Code supplier invoices. Contribute to the BEST365 culture by always working based on the company's values